所谓文件审查，是指审核准备阶段（现场审核活动前）的体系文件评审。文审工作是审核组长的一项重要职责，也是实习组长必须掌握的基本技能。按照标准要求，评审受审核方的相关管理体系文件，应考虑受审核方管理体系和组织的规模、性质和复杂程度以及审核的目的和范围，了解体系文件范围和程度的概况以发现可能存在的差距，并应考虑文件中所提供的信息是否完整、正确、一致、现行有效，所评审的文件是否覆盖审核的范围并提供足够的信息来支持审核。也就是说，通过文审，以确定受审核方体系文件与选用的管理体系标准的符合性、一致性、适应性和充分性。因此，作为实习组长在文审工作，应注意把握好以下几个方面的问题。

　　一是要把握文件满足标准要求的完整性。就目前建立、实施质量管理体系的受审核方来说，不论是初审、监审，还是综合评议、变更范围审核中需要文审的单位，首先，要看标准中规定必须有的质量管理体系文件是否齐全并满足要求。其中包括：形成文件的质量方针和质量目标、质量手册和8个形成文件的程序、33个标准规定的记录等是否都有，其内容是否覆盖并满足了标准要求。对于军标体系文件来说，应特别关注军标的加严要求是否覆盖全面无漏项、是否符合标准要求无误解，这也是文审中需要把握的关键点。其次，要查看标准中使用的诸如“规定”、“方法”、“准则”、“计划”等要求是否根据情况以文件形式表达出来。比如，定期征求顾客对产品质量及其改进意见的制度（5.2），职责、权限的规定（5.5.1），质量管理知识和岗位技能的培训、考核及持证上岗的规定（6.2.2），设计和开发更改的规定（7.3.7），供方选择、评价和重新评价的准则（7.4.1），采购产品的验证准则（7.4.3），获取和利用顾客满意信息的规定（8.2.1），过程的监视和测量的规定（8.2.3），质量管理体系年度改进计划（8.5.1）等，都应编制相关文件，为体系运行提供依据。文审中对于受审核方体系文件更改后重新发布实施时，还应特别关注其保持质量管理体系的完整性问题。

　　二是要把握标准删减的合理性。文审中经常会遇到受审核方的质量手册中有删减情况，作为实习组长对这一问题应准确把握，认真评审。GJB9001B-2009标准1.2条款中明确规定：“由于组织及其产品的性质导致本标准的任何要求不适用时，可以考虑对其进行删减。如果进行删减，应仅限于本标准第7章的要求，并且这样的删减不影响组织提供满足顾客要求和适用法律法规要求的产品的能力或责任，否则不能声称符合本标准。”虽然标准中明确了删减的规定要求和特定条件，但在文审中必须特别关注受审核方删减的正当理由。要把实际情况搞清楚，查看删减理由是否表述准确、充分。因为删减的正当理由是由于组织及产品的“性质”决定的。也就是说因组织的特定产品使其质量管理活动确实不存在某个过程或某项事物，才可进行删减。比如，我在文审中就遇到过这种情况，某公司只承担产品的生产加工过程，没有设计过程，设计图纸和制造加工规范由顾客方提供，本公司不承担设计责任，也无权对设计进行更改，就可以对“7.3设计和开发”要求进行删减。但应注意的是，如果某公司承担某种产品的研发、生产任务，该公司因不具备设计能力，而将设计过程外包给某科研机构，虽然该公司不直接进行产品的设计和开发，但对产品的研发负有责任，就不能对7.3进行删减。文审中还要把握一点就是，军标删减应征得顾客同意，需提供相关证据。

　　三是要把握文件规定的一致性。在文审中，要注意文件本身以及相关文件的规定都应该是一致的，不能前后不一或相互矛盾。我在文审过程中就遇到过这样的情况，对某公司文审时发现两个文件对同一问题的规定有不一致的情况。如质量手册5.5.1中规定技术部负责技术状态管理，而查看职能分配表却发现将技术状态管理归口到了质量部而不是技术部。有的在质量手册5.4.1中规定对质量目标进行考核评价的时间、频次，就与“质量目标管理规定”文件中写的不一致。有的在质量手册4.1中规定对外包过程评审的责任部门和批准的权限，就与“采购（外包）控制程序”文件规定的不一致等等。对这类问题，应在文审中提出整改要求，否则，在实际工作中无所适从、不宜执行。

　　四是要把握文件的适宜性。在这方面需要注意的问题主要是，有的受审核方的体系文件没有针对本单位的而制定。如质量手册文件照抄标准，没有解读落实，没有明确组织如何做、做什么。有的单位对4.1、7.1、7.4.1、7.5.1、7.5.2、7.5.6、7.7、8.2.3等条款理解不透，描述不清楚。如对组织的管理过程、产品实现过程等描述不清楚；对外包过程、关键过程、特殊过程的识别不准确；对采购过程、生产过程、技术状态管理过程以及过程的监视和测量过程等控制需要策划哪些东西，需要做哪些工作，也都存在不够到位的问题。因此，文审中对于这些方面问题，都应要求受审核方做适当的修改和补充完善。

　　五是要把握文件的有效性。在这方面至少要关注两点：一个是文件要审签发放受控。要认真查看受审核方提供的质量手册、程序文件及相关三层次文件是否有编、审、批，包括技术文件审签是否手续齐全，是否明确了文件发布和实施的日期，是否有受控章及发放号。另一个是文件要现行有效。要认真查看文件的使用版本和文件中引用的法律法规和国军标是否为最新的现行有效版本。如果发现不是现行有效版本，应提出识别更换要求，防止使用作废无效的文件。

　　六是要把握文审报告的规范性。作为实习组长对这一点尤其要注意。公司规定文件审查报告应使用正规的《质量管理体系文件审查报告》最新版本，如实准确地填写相关内容；对文件评价及修改意见要写清楚、写详细；如实习组长专业覆盖不全，还应请审核组内相应专业的审核员确认签字。受审核方体系文件经文审确认合格后，在审核组进驻现场前需要验证文件修改是否满足文审提出的意见要求，查看文件修改的证据、手续是否符合要求，并签字确认。按照规定，文件审查报告应在审核前（1-2周）提交受审核方，最迟也应随审核计划同时发出。需要指出的是，根据公司规定，在审核任务书中虽然没有要求进行文件审查，但在现场发现受审核方体系文件换版时，实习组长应与公司审核管理部沟通，经确认后补充进行文件审查，并在审核报告中说明情况。