学会有效沟通，既是实习组长的职责所系，也是一项基本功。沟通是交流信息、获取新知、统一思想、协调行动、化解矛盾、推动工作的重要方式和桥梁。沟通的过程也是不断学习、增长知识才干的过程。良好顺畅有效的沟通，对于实习组长来说至关重要。从审核实践看，实习组长应主要学会三个方面的沟通技能。

　　一是与审核委托方的有效沟通。从接到审核任务书开始，到完成本次审核任务的整个过程中，按照程序规定要求并结合工作实际，应抓住以下四个重要环节和时机进行有效沟通：（1）就查看任务书中有关内容信息和安排等问题与审核委托方进行沟通。审核任务书是实施审核的基本依据。了解掌握任务书内容、搞清基本信息，是实习组长首先要做的。如受审核方信息、审核时间、审核组成员组成、审核范围及专业代码、删减情况、文审要求等方面，或有疑问，或有不够准确的情况，应主动与审核方案管理人员沟通，以进一步核实确认。（2）就查收审核案卷材料及准备工作文件时与审核委托方进行沟通。接到审核委托方发来的审核案卷材料，如发现对策划和实施审核任务还不够充分，可按规定与审核委托方沟通、索要受审核方质量管理体系文件及有关资料。对于刚刚担任实习组长的人来说，还应与审核委托方沟通并下载审核工作文件电子版最新格式文本。值得注意的是，下载电子版时应确认审核的类型、版本和配套工作文件，防止在这方面出现差错，带来不必要的返工更改。（3）就编制审核计划与审核委托方进行沟通。根据公司规定，审核组长编制完审核计划，需报公司质量保证部审核批准后方可发送给受审核方。在送审过程中，如有不妥之处，需通过沟通修改审核计划，以符合规定要求。（4）就审核过程中出现异常或疑难情况与审核委托方进行沟通。在审核进展中，如发现重大的或紧急的风险，超出审核范围需引起关注的问题，或因特殊情况无法正常进行审核的问题，或需要改变审核范围的任何情况等，都要和审核委托方进行沟通，征得答复意见后作出妥善处理。作为实习组长，应主动和审核委托方进行沟通，这就是一个最佳的学习机会，可以寻求和接受审核委托方的直接帮助和指导，解决实习组长由于不懂、不会和经验不足等原因可能遇到的疑难和困惑，有利于尽快适应岗位要求。

　　二是与受审核方的有效沟通。这是审核组长的重要职责之一，也是作为实习组长要把握好的重要环节。审核工作，是要为受审核方提供有价值的认证服务，而搞好沟通就是重要的前提和保证。从担任审核组长的实践看，与受审核方沟通应把握六个要点：1.接到审核任务后应与受审核方初步沟通。标准6.2.2“与受审核方建立初步联系”条款明确规定了审核组长应与受审核方就审核的实施进行初步联系的方式和目的等10项要求。作为实习组长应围绕落实这些规定要求，搞好与受审核方的初步沟通，至少要做到“七个弄清”：即弄清与受审核方的联系渠道；弄清受审核方注册地、办公地、科研生产地及多场所情况；弄清审核范围及认证产品的研发、生产和服务情况；弄清管理层和组织机构的规模、设置及变化情况；弄清质量手册、程序文件的有效版本及变化情况；弄清与受审核方的活动和产品相关的适用的法律法规要求；弄清受审核方办公、科研、生产作息时间及接受审核的准备情况等。2.文件审查时应与受审核方沟通。比如文审中，有时需要与受审核方沟通索要相关体系文件或提供电子版文件；有时需要与其沟通提出文件修改要求，并约定修改完成时限；有时受审核方因对修改意见不明白、不理解，往往会进行反复沟通询问和确认，作为实习组长需要做耐心解答。3.编制审核计划时应与受审核方沟通。审核计划中涉及到受审核方的场所、删减、部门、分工、产品、活动、时间以及相关安排情况，都要通过与受审核方沟通进一步确认。编制好的审核计划发送受审核方后，也要通过沟通征求意见。如需修改，可协商达成一致。4.审核组进驻审核现场前后应与受审核方沟通。沟通包括审核员交通方式、到达时间、住宿地点、后勤安排、向导配备及其他审核资源的配备等内容。实践证明，沟通越详细，对审核越有利。 5.审核过程中遇到异常情况时和末次会议前应与受审核方沟通。如，审核中发现重大风险问题、遇到争执或疑难问题、需要改变审核范围的问题等，都应主动、认真地与受审核方进行沟通；对审核中开具的不符合项，应与受审核方进行沟通，明确事实证据，得到受审核方的确认；末次会议前，应按规定将审核情况与受审核方领导层成员进行沟通，这种沟通应是正式的情况通报，也是为末次会议的召开统一思想做好准备。6.在审核后续活动中应与受审核方沟通。主要内容是针对纠正措施的实施和有效性验证等情况，与受审核方沟通，明确整改完成时限和要求，促其持续改进，以达到审核或增值服务的目的。

　　三是与审核组成员的有效沟通。事实证明，完成好一次审核任务，不仅需要审核组长称职能干，而且需要审核组每位成员都能齐心协力、各尽其能。一个审核组的组成，可能有不同类型的成员，成员的经历、学识、年龄、地域、专业可能都不相同。要让这一临时组建的小团队能够团结协作，确保审核任务的圆满完成，就需要审核组长具备一定组织协调和领导的艺术。作为实习组长一定要学会与审核组成员之间的有效沟通，处理好与不同类型审核成员之间的关系，这个方面尤为重要。1.要搞好与组长级审核员的沟通，做到虚心求教。根据公司要求，实习组长级审核员，应在组长级审核员的的指导下担任组长，获得管理和领导审核组的知识和技能的经历。一般情况下，由实习组长带领的审核组，都应配备组长级审核员做组员以帮助和指导其工作。所以，凡是组内配备组长级审核员时，实习组长一定要抓住这个最好的学习机会，主动接受组长级审核员的指导，特别是在编制审核计划、讨论审核发现、作出审核结论等问题上，要虚心请教；遇到拿不准或不熟悉、不明白的问题，要多问一问；对于审核中出现的一些应急情况，要及时听取处置意见。就如何做好审核组长工作，组长级审核员都有切身的体会和丰富的经验，多学多问就会多受益。2.要搞好与专业审核员的沟通，做到发挥其专业特长、承担专业部分审核。专业审核员具有特定领域的专业知识和技能，他们是审核组的中坚力量。作为实习组长要注重与他们的沟通，组织好由专业审核员对非专业审核员（或缺少本专业的组员）进行专业引导培训，并填写好《专业引导培训记录》。要按规定要求安排专业审核员在设计、生产、检验等部门进行7.1、7.3、7.5.1、7.5.2、7.5.6、8.2.4等专业条款的审核，并认真听取他们对该审核领域行业特定术语、产品技术特性、行业特定过程和惯例等方面的意见，以确保审核的专业性和有效性。尤其是在实习组长的专业不能覆盖审核范围的所有专业时，更应如此。3.要搞好与非专业审核员的沟通，做到合理分工、各尽其能。有时审核组可能配备非专业领域的审核员，在这种情况下，除了要组织好专业引导培训外，主要是安排非专业审核员承担管理部门和非专业条款的审核。实习组长要通过与非专业审核员的沟通，了解他们的经历和经验，以合理安排其工作量。4.要搞好与实习审核员的沟通，做到创造条件、面授指导。审核组中有时可能会配备实习审核员。按照标准要求，“指导和指挥实习审核员”，是审核组长的职责之一，当然也是实习组长的份内之事。通过与实习审核员的沟通，要了解实习审核员的专业领域和实习经历，为他们创造良好的实习机会和条件。如果审核组内配备了组长级审核员，应该安排实习审核员与其在一起审核；如果配备了多名组长级审核员，应让实习审核员分别随同不同的高级审核员进行审核，以利于实习审核员体验不同的审核风格和技巧。作为实习组长要关注实习审核员的审核见习活动，给予其审核全过程的帮助和指导。5.要搞好与技术专家的沟通，做到引领专业、支撑审核。技术专家是向审核组提供特定专业知识和技术的人员。按规定要求，技术专家应安排在非专业审核员审核专业部门和条款时，对其提供帮助和技术支持。特别是对审核范围内的产品/服务特点、主要实现流程、关键（特殊）过程、主要质量控制点和关键设备及相关法律法规等方面的知识和技术问题，要主动请技术专家进行介绍和引导，听取其意见建议，并请技术专家在与专业有关的不符合报告上签署意见。到目前，在我担任审核组长的经历中，还未遇到过配备技术专家的情况，但在我参加过的审核经历中曾经和技术专家合作过，每次都受益匪浅。

　　总之，作为实习组长与审核组成员的沟通，要抓住重点环节和时机，一般来说，审核组在审核现场每天审核工作结束后都要进行沟通，小结梳理当天的审核情况，并对下一步审核活动作出部署、提出要求。在审核全部工作基本结束时（即与受审核方领导沟通前），应正式组织审核组成员进行沟通，汇总情况，评审审核发现和开具的不符合项，作出审核结论。做好这一沟通，应是实习组长把握的重点，也是增强审核组长能力的必修课。